10 étapes clés pour aménager des bureaux éco-responsables

 

14 octobre 2022

Découvrez en 10 étapes comment aménager des bureaux éco-responsables

Quand on parle d’aménagement durable, on pense bien sûr à choisir des matériaux naturels et du mobilier de réemploi mais il est possible d’aller beaucoup plus loin !

Aménager des bureaux de manière éco-responsable implique d’inscrire l’espace de travail dans une démarche globale d’amélioration de la qualité de vie au travail tout en réduisant l’empreinte environnementale au maximum.

Nos experts vous éclairent en vous proposant 10 étapes qui vous permettront à coup sûr d’aménager des bureaux éco-responsables !

1. Comprendre les performances techniques et environnementales de son bâtiment

Consommations énergétiques, consommations d’eau, production de déchets, accessibilité et mobilité : ces éléments sont en partie liées à la qualité intrinsèque de votre immeuble ! Avant de déménager, pensez à vérifier ces aspects auprès du bailleur et à demander si le bâtiment dispose d’une certification HQE, BREEAM, LEED ou d’un label.

 

2. Prioriser vos ambitions

La liste des critères pouvant être évalués et intégrées dans un aménagement intérieur est vaste :

Pour concevoir des bureaux adaptés à vos besoins, votre planning et votre budget, il convient de réaliser une programmation environnementale en phase avec vos enjeux. Vos locaux seront centraux dans l’atteinte de vos objectifs RSE !

Dès l’esquisse du projet, prenez soin de classer les thématiques selon leur importance pour vos parties prenantes. Ainsi, vous pourrez construire et un projet architectural et environnemental cohérent et réaliste.

 

3. Intégrer l’ensemble des parties prenantes à la réflexion

Une partie prenante désigne tout acteur (individu, organisation, groupe) concerné par un projet, une décision ou action, c’est-à-dire dont les intérêts sont affectés d’une façon ou d’une autre par sa mise en place.

Dans le cadre d’un projet d’aménagement d’intérieur en entreprise, cela concerne donc l’ensemble des collaborateurs, mais également les visiteurs potentiels, les entreprises travaux et les équipes d’exploitation (maintenance, nettoyage, livraison, etc.).

Prendre en compte les besoins et attentes de toutes ou d’une partie de ces parties prenantes, à travers des interviews, échanges, enquêtes ou ateliers, permet de les fédérer au projet et donc d’obtenir majoritairement leur soutien.

Point de vigilance toutefois, cela ne signifie pas que l’ensemble des souhaits des parties prenantes seront exaucés, mais simplement que le meilleur compromis sera trouvé entre les besoins identifiés.

 

4. Penser vos locaux sur l’ensemble de leur durée de vie

Une fois la phase conception terminée, place aux travaux ! Pendant tout le chantier, nous vous préconisons de suivre l’atteinte des ambitions environnementales et de vous assurer la bonne tenue du chantier notamment en matière de gestion des déchets ou de nuisances (sonores, visuelles, pollutions…).

A la fin des travaux, vos éco-bureaux seront investis par des collaborateurs et visiteurs pour, on l’espère, plusieurs années. Il convient donc d’avoir anticiper certaines problématiques liées à l’exploitation pour limiter votre consommation et augmenter la durée de vie des appareils et revêtements : coupure des appareils et de l’éclairage la nuit, sous-comptage, gestion des fuites d’eau, réservation de salles de réunion…

 

5. Être accompagné par une équipe spécialisée

La réalisation d’aménagements d’intérieurs ne s’improvise pas et fait appel à plusieurs expertises. Vous aurez besoin d’une équipe de conception sensibilisée et expérimentée dans le domaine de l’environnement, capable de :

  • Prendre en compte l’existant c’est-à-dire le bâtiment dans toute sa technicité (renouvellement d’air, gestion de l’éclairage, etc.) et le mobilier à réemployer ;
  • Concevoir des bureaux à la fois esthétiques et confortables pour les collaborateurs, modulable pour garantir la flexibilité de vos activités et robuste pour durer le plus longtemps possible ;
  • Sélectionner et échanger avec fournisseurs et entreprises de travaux afin d’identifier les meilleurs revêtements et mobiliers. Ceux-ci doivent être résistants au passage fréquent et aux contraintes du bâtiment (luminosité, humidité, etc.). Cela vaut également pour la végétalisation intérieure des espaces ;
  • Piloter la stratégie de réemploi en sélectionnant les filières de revente et de don pour les éléments existants, et en trouvant des alternatives au mobilier neufs ;
  • Suivre le chantier pour veiller au respect des plans et à un chantier durable et à faibles nuisances.

Notre équipe Workplace, composée d’architectes d’intérieur et d’ingénieurs environnement, vous accompagne dans l’intégralité de votre projet d’aménagement et transforme vos objectifs RSE en solutions concrètes pour vos aménagements.

6. Une démarche d’économie circulaire à mettre en place en amont

Vente de l’ancien mobilier, réemploi sur site, dons, achat de mobilier ou revêtements de seconde main, upcycling… Toutes ces démarches sont très vertueuses, et souvent économiquement intéressantes, mais nécessite de prendre en compte deux points essentiels :

L’univers du réemploi est une question d’opportunité, et SURTOUT de timing : au moment de votre projet vous ne trouverez potentiellement pas votre bonheur, alors qu’il était disponible il y a encore quelques semaines…

Avoir une démarche en réemploi nécessite donc d’être en constante veille, d’être flexible dans les aménagements et surtout d’être réactif en termes de décision et validation.

La logistique est à penser très en amont : où stocker les éléments à vendre / donner ou bien ceux achetés en attente de mise en place ? Pendant combien de temps cet espace de stockage sera-t-il disponible ? Comment gérer le transport ?

Voici quelques questions qui devront être résolues en fonction des ambitions et contraintes du site. Cet aspect logistique aura un grand impact sur les ambitions d’économie circulaire du projet.

7. Miser sur des espaces modulaires

Le monde du travail est en pleine transformation et les espaces de travail doivent accompagner le mouvement !

La plupart des salariés ne sont plus “monotâches” et vont devoir à tour de rôle se concentrer, se réunir, être en visio-conférence, passer des appels téléphoniques, se former, prendre des pauses, accueillir des clients, manger, etc. Toutes ses tâches nécessitent des espaces spécifiques pour permettre une réalisation fluide et optimum. Pour limiter les m² nécessaires et optimiser l’utilisation de ces différents espaces, la modularité est de mise ! Cette dernière concerne autant le design des espaces, les équipements techniques que le mobilier.

Des espaces flexibles permettent de mieux s’adapter aux besoins changeants d’une entreprise et ainsi limiter les demandes de gros travaux.

 

8. Ne pas négliger le confort et la santé des futurs occupants

Nous passons en moyenne 90% de notre temps en intérieur, dont 7,9h par jour au travail (Insee, 2019). Les espaces intérieurs ont donc un impact conséquent sur notre santé, notre confort et notre bien-être : ils influent sur la qualité de l’air que nous respirons, sur notre mobilité, sur nos potentiels troubles musculo-squellettiques (TMS), notre rythme et qualité de sommeil ou encore notre niveau de stress.

De nombreuses études comme celle du WGBC et de Terrapin mettent en avant le lien entre les paramètres techniques de nos aménagements (indice de rendu de couleur, niveau d’éclairement, etc.) et notre santé et confort. Il est donc primordial de travailler sur ces aspects pour assurer un confort de base.

Bonne nouvelle : vous pourrez valider l’atteinte de vos ambitions sur le volet confort et santé à la livraison de votre bâtiment. En effet, il est possible de vérifier que les niveaux de qualité de l’air, l’acoustique ou encore le confort visuel sont bien au rendez-vous à travers la réalisation de mesures à réception. En cas de non-conformité, il sera encore temps de réaliser certains ajustements avant l’arrivée des collaborateurs.

 

9. Faire le choix de prestataires engagés

Nous vous conseillons de sélectionner soigneusement vos prestataires en exploitation, en adéquation avec votre démarche RSE : collecte de déchets, gestion de la végétalisation, nettoyage, maintenance… Vous pouvez les choisir selon leur engagement sur le volet environnemental et sociétal en privilégiant des entreprises adaptées, ESAT ou de l’ESS ou encore des sociétés disposant d’une certification RSE spécifique (type B Corp ou Ecovadis).

 

10. Communiquer tout au long du projet

Enfin, dernier point important ! Pendant tout le projet, une communication fréquente sur l’état d’avancement du projet est essentielle pour :

  • Rassurer et préparer la phase d’emménagement des collaborateurs dans les meilleures conditions possibles
  • Engager les collaborateurs autour de ce nouvel espace et de sa démarche durable
  • Sensibiliser les entreprises en charge des travaux et de l’exploitation sur le programme environnemental à suivre

Pensez à varier les formats : mailing, affichage, formation, exposition, visite de l’espace avant ou pendant les travaux, visite d’autres espaces inspirants, guide-utilisateur, livre blanc…

Une enquête, plusieurs mois après l’installation des collaborateurs, sera le meilleur moyen de juger de la satisfaction des salariés sur votre projet d’aménagement d’intérieur durable.

Le pôle Workplace vous accompagne dans vos projets

Grâce à ces 10 étapes, faites de votre projet d’aménagement de bureaux éco-responsables une pierre angulaire de votre stratégie RSE et un levier pour engager davantage vos parties prenantes !